SEPA-Umstellung für Onlineshops

Die SEPA-Umstellung betrifft alle am Zahlungsverkehr Beteiligten, d. h. neben den Verbrauchern, die Banken und Sparkassen, europäische Unternehmen und vor allem zahlreiche Onlinehändler. Gerade im Onlinehandel, der in Deutschland zu fast 40 Prozent seinen Kunden die Lastschriftzahlung anbietet, muss den vielfältigen Veränderungen durch die SEPA-Umstellung eine besondere Beachtung zukommen. Wer nicht rechtzeitig auf die neuen Zahlungsmodalitäten eingestellt ist, kann im Nachgang massive Probleme provozieren, die unter Umständen zum Zahlungsausfall führen können.

Um dieses Chaos zu vermeiden, unterstützt Sie unser Ratgeber bei der SEPA-Umstellung in Ihrem Onlinehandel. Wir geben Ihnen Tipps zu Richtlinien und eine Anleitung zur effektiven Umsetzung von SEPA in Ihrem Unternehmen.

Für Ihren Onlinehandel gilt im Speziellen, dass Sie neben der Umstellung der in Ihrer Datenbank vorhandenen Kundendaten

• alle Zahlungsmodule und
• jegliche Zahlungsinformationen im Shop abändern müssen.
• Bestellbestätigungen, Rechnungen etc. müssen an die SEPA-Umstellung angepasst werden.

Vorteile für den Onlinehandel nach erfolgreicher SEPA-Umstellung

Neben gewissen Umständen, die sich aus der SEPA-Migration ergeben, gibt es auch positive Seiten: Die Veränderung im europäischen Zahlungsverkehr hat für Sie zahlreiche direkte und indirekte Vorteile.

Generell gilt: Durch Aufhebung der Unterschiede im Zahlungsverkehr wird der europäische Wettbewerb immens gestärkt. Ausländische Kunden innerhalb Europas können dadurch sehr viel einfacher und vor allem sehr viel schneller bedient werden.

Ihre Vorteile als Onlinehändler sind:

• Der direkte Vorteil durch einen, nun vollkommen ausgerüsteten grenzüberschreitenden Onlinehandel, da Ihnen durch SEPA ein weiteres sinnvolles Zahlungsmittel zur Verfügung steht.
• Indirekt können Sie daraus Profit schlagen durch den sich ergebenden intensiveren Wettbewerb, der wiederum zusätzliche Dienstleistungen schafft.
• Es obliegt Ihrer Entscheidung, ob Sie Ihren Zahlungsverkehr über einen deutschen Zahlungsdienstleister oder einen anderen,in der EU angesiedelten, durchführen lassen.
• Die elektronische Rechnungsabwicklung wird sehr viel einfacher, da europaweite einheitliche Regeln für den Zahlungsverkehr festgelegt sind.

SEPA- Lastschrift

Seit 2008 bereits sind die neuen europäischen Zahlungsinstrumente im grenzüberschreitenden Euro-Zahlungsverkehr im Gebrauch. Diese gelten für Lastschriften und Überweisungen und sind ein Rahmenwerk für jegliche Kartenzahlungen in Europa. Das offensichtlichste Merkmal der SEPA-Umstellung ist sicherlich die Anpassung von Kontonummer und Bankleitzahl an IBAN und BIC.

Die SEPA-Lastschriften … gibt es in zwei unterschiedlichen Varianten: Als Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) und Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit). Als Grundlage für Vorgaben und Ausführungen dient das Regelwerk der European Payments Council.

Vorgehensweise bei Umstellung auf SEPA in Ihrem Onlinehandel

In unserer SEPA-To-Do-Liste finden Sie alle wesentlichen Handlungsschritte, die Sie, wenn nicht in Grundzügen bereits getätigt, schnellstmöglich für den Zahlungsverkehr in Ihrem Onlineshop umsetzen sollten, damit Sie sich Zahlungsausfälle in der näheren Zukunft ersparen können.

• Sie müssen eine Gläubiger-ID beantragen. Diese wird in Deutschland von der Deutschen Bundesbank vergeben, die sich wiederum mit der Deutschen Kreditwirtschaft abstimmt. Diese Gläubiger-Identifikationsnummer wird gemeinsam mit Mandatsreferenznummer des Lastschriftengläubigers während des kompletten Zahlungsverkehrs von Sender zu Empfänger von der Deutschen Kreditwirtschaft weitergeleitet.
• Ihre Verkaufs- und Transaktions-Emails im SEPA-Lastschriftverfahren müssen auf Fälligkeitsdatum, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID ergänzt werden. Dabei sollten Sie den Vorlauffristen und Bankgeschäftstagen Beachtung schenken.
• Die Lastschriftenmandate müssen von Ihnen in den Workflow Ihres Onlinehandels integriert werden. Beachten Sie dabei Maßnahmen zum e-Mandat.
• Bei speziellen Mandaten müssen Sie darauf achten, dass zu Abweichungen zwischen den Vertragsparteien kommen kann, d. h. zwischen Käufer und Kontoinhaber. Lösen Sie dies bspw. mit dem Pflichtfeld zur Eingabe einer Email-Adresse des Kontoinhabers.
• Mandate sind in der Sprache Ihres Kunden bereit zuhalten.
• Den Verwendungszweck für Rechnungen sollten Sie auf 140 Zeichen begrenzen.
• Ihre Bankdaten übermitteln Sie in XML-Format an die Kreditinstitute. Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf der Website der Deutschen Bundesbank.
• Wir empfehlen Ihnen, für Ihre Kunden eine zentrale Informationsseite für das neue Zahlungsverfahren bereit zustellen. So können Sie auf einfachem Weg über Fristen und wesentliche Merkmale einer SEPA-Lastschrift informieren.
• Die SEPA-Kontoverbindung, bestehend aus IBAN und BIC, teilen Sie Ihren Geschäftspartnern umgehend mit.
• In Ihrem Zahlungssystem des Onlinehandels müssen die neuen Validierungsregeln für IBAN und BIC, d. h. mit längeren Zahlen- und Buchstabenkombinationen akzeptiert werden. Alte Validierungsregeln sowie die Eingabefelder für Kontonummer und Bankleitzahl entfernen Sie.
• Informationen zum Zeitraum, der zwischen Vorabankündigung und Fälligkeitsdatum einer Rechnung liegt, sollten Sie Ihren Kunden keinesfalls vorenthalten. Bestenfalls stellen Sie diese im Shop zur Verfügung, spätestens aber in der Bestellbestätigung. Achten Sie auf eventuelle Änderungen in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
• Neben der Kontrolle Ihrer eigenen Kontodaten, kontrollieren Sie die Angaben Ihrer Geschäftspartner.
• Informationen zur SEPA-Lastschrift sollten einbezogen werden. Das betrifft die Einspeisung in ERP-Systeme sowie den Test, bevor Sie eine SEPA-Lastschrift endgültig abschalten.
• Ihre Geschäftsunterlagen müssen entsprechend der SEPA-Umstellung mit IBAN, BIC etc. angepasst sein. Das betrifft alle Dokumente, Formulare, Briefbögen, Websites mit Zahlungsinformationen in Ihrem Onlineshop etc.
• Ihre Software muss entsprechend der SEPA-Umstellung angepasst und Ihre Abrechnungsprogramme auf den SEPA-Standard umgestellt werden.
• Legen Sie sich eine geeignete Struktur an, mit der Sie Ihre Kundenmandate verwalten können.
• Bereits existente Lastschriftenmandate müssen in SEPA-Mandate umgewandelt werden.
• Im Checkout muss die Abfrage von IBAN und BIC implementiert sein.

Checkliste zur SEPA-Umstellung für Onlinehändler

Die folgende Checkliste zur SEPA-Umstellung sollen Ihnen als Händler eines Onlineshops helfen, sicher auf das SEPA-Verfahren umzustellen.

Download SEPA-Checkliste

Von der Theorie zur Praxis

Halten Sie diese einzelnen Schritte bei Ihrer SEPA-Umstellung in Ihrem Onlinehandel ein, werden Sie gleichzeitig in der Zukunft von einem geringeren Aufwand in der Systemverwaltung sowie in der Formatpflege profitieren. Und nicht nur das, sondern auch dass …

… Euro-Transaktionen nur noch über ein einziges Konto laufen. So können nun nicht nur nationale Kunden unkompliziert bei Ihnen einkaufen, sondern ebenso Kunden aus ganz Europa.

… Zahlungseingänge schneller auf Ihrem Empfängerkonto sind und Waren dementsprechend zügiger versendet werden können. Für den E-Commerce stellt die Verkürzung des Zahlungszeitraumes bis zur Versendung einen echten Vorteil für Kunden wie Händler dar.

Fazit

Der E-Commerce-Handel ist nicht mehr wegzudenken und es zeichnet sich ein stetiger Wachstum ab. Verlassen Sie sich bei der Umstellung auf SEPA keinesfalls nur auf Ihre Banken und Software-Anbieter, sondern werden Sie selber aktiv!

Im Onlinehandel bieten Sie Ihren Kunden durchschnittlich circa vier bis fünf Zahlungsverfahren an. Neben dem klassischen Modell des Lastschriftverfahrens gibt es für Online-Kunden die Möglichkeit per

– Rechnung oder

– Vorkasse (mit Überweisung) zu zahlen.

Onlinekaufaktivitäten, die mit der Kreditkarte oder anderen Zahlungsdienstleistern wie PayPal abgewickelt werden, sind nicht von der SEPA-Umstellung betroffen.

Seien Sie sich stets darüber bewusst, dass Ihr Onlineshop massiv von der SEPA-Umstellung betroffen ist und sorgen Sie deswegen schnellstmöglich vor, in dem Sie sich rechtzeitig auf die Veränderungen einstellen und stets über den aktuellen Stand informiert sind und diesen mit Ihren Kunden kommunizieren.

© Statista 2022 – Details: Deutschland; HDE; IfH Köln; 1999 bis 2020; Umsatzangaben netto: Ohne Umsatzsteuer

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Bildquelle: Deutsche Bundesbank / Gabriele Guha; © fotogestoeber – Fotolia.com

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