SEPA – Erfolgreiche Umstellung in Unternehmen und Vereinen
Das SEPA-Zahlverfahren löst die jeweiligen nationalen Zahlungsverfahren in Euro ab. Als Stichtag vorgesehen war der 1. Februar 2014. Angesichts der unzureichenden Vorbereitung zahlreicher Unternehmen wurde dieser allerdings auf den 1. August 2014 verschoben.
Für Unternehmer, Selbstständige und Schatzmeister gibt es einiges zu tun. Entsprechend den EU-Vorgaben müssen Stammdaten und Prozesse angepasst, AGBs und Geschäftspapiere überarbeitet, Zahlungsverfahren umgestellt werden. Um SEPA-fit zu werden, ist eine systematische Vorgehensweise unumgänglich. Nur mit einer rechtzeitigen Umstellung auf das neue Zahlungsverfahren können Sie technische Schwierigkeiten und damit verbundene Cash-Flow-Risiken sowie zusätzliche Kosten durch Verzugszinsen für Ihr Unternehmen vermeiden. Vor allem Firmen und Vereine, bei denen eine der Lastschrifteinzug eine große Rolle spielt, hat eine gewissenhafte Umsetzung bis zum Umstellungstermin höchste Priorität.
Checkliste zur SEPA-Umstellung für Unternehmen
Die folgende Checkliste soll Unternehmen (KMU) und Vereinen helfen, sicher auf das SEPA-Verfahren umzustellen:
1. Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer:
Die Gläubiger-ID wird einmalig direkt online bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt und in den Stammdaten hinterlegt. Diese ist künftig auf jeder Lastschrift anzugeben! Teilen Sie Ihre Gläubiger-ID auch Ihrer Bank oder Sparkasse mit.
2. Umstellung aller Bankdaten/Stammdaten von Kunden und Lieferanten auf IBAN und BIC.
3. Anpassung der firmeneigenen Kontodaten für die gesamte Geschäftskorrespondenz:
Ergänzen Sie IBAN und BIC auf Rechnungen, Formularen, Verträgen und Erfassungsmasken.
4. Umstellung der Buchhaltungssoftware auf SEPA:
Holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe. Planen Sie genügend Zeit für Testläufe ein!
5. Neue Lastschrift-Mandate erstellen
Einholung einer Einzugserlaubnis bei Geschäftspartnern, um die SEPA-Lastschrift nutzen zu können (SEPA-Mandat/Mandatsreferenz). Bestehende Einzugsermächtigungen werden durch das SEPA-Mandat ersetzt, darüber müssen Kunden bzw. Mitglieder informiert werden.
6. Mandatsreferenz vergeben:
Im Zuge der Lastschriftumstellung müssen Sie für jeden Kunden eine Mandatsreferenz erstellen. Die Zahlen- und/oder Buchstabenkombination wird in der Buchhaltung hinterlegt und muss auf jeder Lastschrift angegeben werden. Nur so können Abbuchungen eindeutig zugeordnet werden.
7. Unterrichtung aller Geschäftspartner über Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und die damit verbundene Umstellung auf die SEPA-Basislastschrift.
Bei weiteren Fragen im Zusammenhang mit der SEPA-Umstellung stehen Ihnen kompetente Mitarbeiter Ihrer Hausbank zur Seite.
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